Taşınmaz Gösterme Belgesinde Hangi Bilgiler Bulunur?

Taşınmaz gösterme belgesinin kullanışlı olabilmesi için belgenin kiminle, hangi taşınmaz için, ne zaman ve hangi danışmanla gerçekleştirilen gösterime ait olduğunun anlaşılması gerekir. Bu nedenle belge hazırlanırken yalnızca müşteri adı yazmak yerine gösterimi tanımlayan alanların birlikte ele alınması daha düzenli bir kayıt oluşturur.

Hızlı İmza'daki Taşınmaz Gösterme Belgesi modülü de bilgileri müşteri, işlem, taşınmaz, danışman ve imza bölümleri üzerinden düzenlemeye yardımcı olur.

1. Müşterinin Adı ve Soyadı

Gösterime katılan kişinin kim olduğunu belirlemek için temel alan ad ve soyaddır. Bilgi, müşteriden alınan gerçek bilgiyle uyumlu biçimde girilmelidir. Yazım hataları özellikle aynı isimde birden fazla müşteri bulunan ofislerde kayıtların karışmasına neden olabilir.

2. Telefon Numarası

Telefon bilgisi, müşteriyle gösterim öncesinde veya sonrasında iletişim kurulabilmesi için kullanılabilir. Numarayı kaydederken eksik rakam veya yanlış ülke kodu gibi basit hataların kontrol edilmesi faydalıdır.

Hızlı İmza'nın yer gösterme yapısında telefon numarası için ayrı bir müşteri alanı bulunur.

3. T.C. Kimlik Numarası Alanı

Sistemde T.C. kimlik numarası için alan bulunabilir. Kimlik bilgileri kişisel veri niteliğindedir; bu nedenle hangi işlemde gerçekten ihtiyaç duyulduğu ve hangi hukuki sebeple işlendiği ayrıca değerlendirilmelidir.

Ofisler gereksiz kişisel veri toplamaktan kaçınmalı ve kullandıkları belge akışını kendi veri koruma süreçleriyle birlikte ele almalıdır.

4. E-posta Adresi

E-posta adresi müşterinin iletişim bilgilerinden biri olarak belgeye eklenebilir. Dijital belge süreçlerinde doğru e-posta bilgisinin kullanılması özellikle müşteriye elektronik iletişim yapılacaksa önemlidir.

Adres girildikten sonra yazım hatası bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

5. İşlem Türü

Gösterimin hangi amaçla yapıldığı belgeyi anlamlandıran önemli bilgilerden biridir. Satış veya kiralama gibi işlem türlerinin doğru seçilmesi, daha sonra aynı müşteriyle yürütülen farklı süreçlerin birbirinden ayrılmasını kolaylaştırabilir.

6. Taşınmaz veya Site Bilgisi

Belgenin en önemli bölümlerinden biri gösterilen taşınmazın tanımlanmasıdır. Hızlı İmza'daki hızlı yer gösterme yapısında “Taşınmaz / Site İsmi” alanı bulunur.

Buradaki bilgi, gösterilen portföyün sonradan başka bir taşınmazla karıştırılmasını önleyecek açıklıkta olmalıdır. Ofisin kullandığı portföy numarası veya diğer tanımlayıcı bilgiler mevcutsa işlem düzenine göre ayrıca değerlendirilebilir.

7. Gösterilen Taşınmaz Sayısı

Bir müşteri aynı randevuda tek bir portföy yerine birkaç farklı taşınmazı görebilir. Bu durumda gösterim kaydında taşınmaz sayısının belirtilmesi, görüşmenin kapsamını daha anlaşılır hale getirir.

Hızlı İmza'daki yer gösterme akışında taşınmaz sayısı için ayrı alan kullanılabilir.

8. Gösterim Tarihi

Tarih bilgisi, gösterimin hangi gün gerçekleştirildiğini kayıt altına alır. Belgenin daha sonra incelenmesi gerektiğinde yalnızca müşteri adına bakmak yerine kronolojik takip yapılabilmesine yardımcı olur.

Tarihin belge oluşturma tarihiyle otomatik olarak aynı kabul edilmemesi; gerçek gösterim tarihi neyse onun kontrol edilmesi daha doğru bir kayıt sağlar.

9. Gösterim Saati

Aynı gün içinde çok sayıda randevu yapan danışmanlar için saat bilgisi de gösterimi ayırt etmeye yardımcı olabilir. Hızlı İmza formunda gösterim saati için ayrı alan bulunur.

Tarih ve saat birlikte kullanıldığında gösterim kaydı daha açık hale gelir.

10. Emlak Danışmanı Bilgisi

Taşınmazı hangi danışmanın gösterdiğinin bilinmesi özellikle birden fazla danışmanın çalıştığı ofislerde önemlidir. Hızlı İmza'nın yer gösterme yapısında emlak danışmanı bilgisi gösterim kaydının parçasıdır.

Ofis hesabında danışman bazlı çalışma kullanılıyorsa belge oluşturulurken doğru danışman bilgilerinin yer aldığından emin olunmalıdır.

11. Müşteri Dijital İmzası

Hızlı İmza'daki Taşınmaz Gösterme Belgesi yapısında müşteri için dijital imza bölümü bulunur. Müşteri kendisine sunulan belgeyi inceleyerek ilgili imza adımını tamamlayabilir.

Standart Hızlı İmza imzalama yönteminin, aksi açıkça belirtilmedikçe 5070 sayılı Kanun kapsamında nitelikli elektronik sertifikaya dayanan güvenli elektronik imza olmadığı unutulmamalıdır. Belgenin hukuki etkisi somut işlem ve kullanılan yönteme göre değerlendirilmelidir.

12. Emlak Danışmanı İmzası

Sistemde emlak danışmanı için de ayrı imza bölümü kullanılabilir. Böylece belge üzerinde müşteri ve gösterimi gerçekleştiren danışman tarafları açık biçimde ayrılabilir.

Bilgiler Girildikten Sonra Son Kontrol

Belge imzaya gönderilmeden önce alanların birbiriyle tutarlı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Müşteri adı doğru olsa bile yanlış taşınmazın seçilmesi veya gösterim tarihinin hatalı girilmesi belgenin işlemle bağlantısını zayıflatabilir.

Ad soyad doğru mu?
İletişim bilgileri güncel mi?
İşlem türü doğru mu?
Doğru taşınmaz veya site yazılmış mı?
Taşınmaz sayısı gerçek gösterimle eşleşiyor mu?
Tarih ve saat doğru mu?
Doğru emlak danışmanı görünüyor mu?
İmza bölümleri doğru taraflarla eşleşiyor mu?

Hızlı İmza'da Bilgileri Tek Akışta Toplama

Hızlı İmza'nın Taşınmaz Gösterme Belgesi modülü, gösterim sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri ayrı notlarda tutmak yerine tek bir dijital belge akışında düzenlemeye yardımcı olur. Belge hazırlandıktan sonra kontrol edilip ilgili kişilere imza bağlantısı gönderilebilir ve işlem durumu panel üzerinden takip edilebilir.

Hangi kişisel bilgilerin toplanacağı, belge metninin içeriği ve işlemin hukuki gereklilikleri kullanıcı tarafından somut olaya göre değerlendirilmelidir.

Taşınmaz Gösterme Belgesi ile süreci düzenleyin

Bu içerikteki adımları Taşınmaz Gösterme Belgesi modülüyle daha düzenli bir akışta yönetin.

Modülü İnceleyin

Taşınmaz Gösterme Belgesinde Hangi Bilgiler Bulunur?

İçindekiler