Emlak Sözleşme Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Emlak sözleşme programı seçerken tarafsız değerlendirme ölçütleri.

İçindekiler

• Emlak Sözleşme Programı Ne İşe Yarar?
• Doğru Sözleşmeyi Doğru Aşamada Kullanmak
• Yetkilendirme Sözleşmesi Ne Zaman Kullanılır?
• Taşınmaz Gösterme Belgesi Sözleşme Sisteminde Nereye Oturur?
• Teklif Aşamasında Ayrı Belge Kullanmak
• Alım Satıma Aracılık Sözleşmesi
• Kira Sözleşmesini Dijital Hazırlamak
• Tahliye Taahhütnamesini Kira Sözleşmesiyle Karıştırmayın
• Anahtar Teslimi Ayrı Bir İşlem Aşamasıdır
• Eşyalı Taşınmazlarda Eşya Teslimi
• Sözleşmeyi Hazırladıktan Sonra Ne Olur?
• İmzadan Önce Önizleme Neden Önemlidir?
• Standart Hızlı İmza ile Güvenli Elektronik İmza Aynı Değildir
• Kendi Sözleşmem Sistemde Yoksa Ne Yapabilirim?
• Birden Fazla Danışmanlı Ofislerde Kullanım
• Emlak Sözleşme Programı Seçerken Kontrol Listesi
• Sözleşme Programının Değeri Şablon Sayısından Fazlasıdır

Emlak Sözleşme Programı Ne İşe Yarar?

Emlak sözleşme programı, danışmanın farklı işlem türleri için kullandığı sözleşme ve tutanakları her seferinde eski dosyalardan kopyalamak yerine daha kontrollü bir dijital akışta hazırlamasına yardımcı olur.

Gayrimenkul işinde tek bir “emlak sözleşmesi” yoktur. Portföy sahibinden yetki alma, müşteriye taşınmaz gösterme, teklif alma, satışa aracılık etme, kiralama ve teslim aşamalarında farklı belgeler gündeme gelir. Bu nedenle iyi bir sözleşme sistemi önce işlem türlerini birbirinden ayırmalıdır.

Doğru Sözleşmeyi Doğru Aşamada Kullanmak

Belge yönetiminde en sık yapılan hatalardan biri farklı amaçlara hizmet eden evrakların birbirinin yerine kullanılabileceğini düşünmektir. Hızlı İmza'daki modüller işlem aşamalarına göre ayrılır.

Yetkilendirme Sözleşmesi Ne Zaman Kullanılır?

Yetkilendirme Sözleşmesi, taşınmaz sahibi ile yürütülen yetkilendirme sürecine yöneliktir. Müşteriye taşınmaz gösterildiğini kayıt altına alan belgeyle aynı amaçta değildir.

Danışman belgeyi hazırlarken taraf, taşınmaz, kapsam ve ilgili işlem bilgilerini gerçek çalışma ilişkisine göre kontrol etmelidir.

Taşınmaz Gösterme Belgesi Sözleşme Sisteminde Nereye Oturur?

Bir alıcı veya kiracı adayına portföy gösterildiğinde Taşınmaz Gösterme Belgesi kullanılabilir. Bu aşamada amaç, belirli müşteriyle gerçekleştirilen gösterim işlemini kayıt altına almaktır.

Hızlı İmza'nın ilgili modülü bu işlemin dijital hazırlanmasına ve imza akışının yönetilmesine yardımcı olur.

Teklif Aşamasında Ayrı Belge Kullanmak

Müşteri gösterilen taşınmaz için bir bedel veya koşul önerdiğinde Gayrimenkul Teklif Formu devreye girebilir. Teklif formu, müşterinin teklifini kayıt altına almaya odaklanır.

Bu belgeyi satışın tamamlandığı veya aracılık ilişkisinin bütün koşullarını düzenleyen belge olarak değerlendirmemek gerekir.

Alım Satıma Aracılık Sözleşmesi

Satış süreci somutlaştığında taraflar ve işlem koşulları açısından Alım Satıma Aracılık Sözleşmesi ayrı bir modül olarak kullanılabilir.

Yetkilendirme, teklif ve alım satıma aracılık belgelerinin her biri farklı amaca sahip olduğu için işlem dosyasında doğru aşamayla eşleştirilmelidir.

Kira Sözleşmesini Dijital Hazırlamak

Kiralama işlemlerinde taraf ve taşınmaz bilgilerinin yanında kira ilişkisinin gerçek koşullarının doğru yazılması gerekir. Hızlı İmza Kira Sözleşmesi modülü belgenin dijital hazırlanmasına ve ilgili taraflara gönderilmesine yardımcı olur.

Belge oluşturulduktan sonra isim, tarih, bedel ve özel koşullar gibi kritik alanlar imza öncesinde yeniden okunmalıdır.

Tahliye Taahhütnamesini Kira Sözleşmesiyle Karıştırmayın

Tahliye Taahhütnamesi ayrı hukuki niteliğe sahip bir belgedir. Düzenlenme zamanı, içerik ve somut olay bakımından hukuki değerlendirme gerektirebilir.

Bu nedenle yalnızca sistemde dijital olarak hazırlanabiliyor olması, belgenin her durumda aynı hukuki sonucu doğuracağı anlamına gelmez.

Anahtar Teslimi Ayrı Bir İşlem Aşamasıdır

Sözleşme imzalandıktan sonra taşınmazın fiilen teslim edilmesi farklı bir aşamadır. Anahtar Teslim Tutanağı ile teslim edilen anahtarlar, tarih ve işlemle ilgili bilgiler ayrı kayıt altında tutulabilir.

Eşyalı Taşınmazlarda Eşya Teslimi

Eşyalı konut veya iş yerlerinde yalnızca anahtarın teslim edilmesi yeterli kayıt oluşturmayabilir. Taşınmazla birlikte bırakılan eşya ve demirbaşlar Eşya Teslim Tutanağı üzerinden ayrıca belgelenebilir.

Sözleşmeyi Hazırladıktan Sonra Ne Olur?

Dijital sistemin faydası belgeyi oluşturmakla bitmez. Uygun işlem akışlarında sözleşme ilgili kişiye imza bağlantısı üzerinden gönderilebilir ve süreç takip edilebilir.

Hızlı İmza'da WhatsApp, SMS ve e-posta üzerinden imza bağlantısı gönderimini destekleyen akışlar bulunur.

İmzadan Önce Önizleme Neden Önemlidir?

Otomatik veya dijital belge oluşturmak kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Yanlış müşteri, yanlış taşınmaz, eski telefon numarası, hatalı tutar veya tarih gibi bilgiler gönderimden önce fark edilmelidir.

Belgeyi imzaya açmadan önce son sürümün tamamı okunmalıdır.

Standart Hızlı İmza ile Güvenli Elektronik İmza Aynı Değildir

Hızlı İmza'nın standart grafik/dijital imza yöntemi, aksi açıkça belirtilmedikçe 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki nitelikli elektronik sertifikaya dayanan güvenli elektronik imza değildir. Hızlı İmza elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı değildir.

Belgenin belirli bir imza şekline tabi olup olmadığı somut işlem ve güncel mevzuat açısından ayrıca değerlendirilmelidir.

Kendi Sözleşmem Sistemde Yoksa Ne Yapabilirim?

Ofisin sürekli kullandığı özel bir sözleşme veya form varsa Size Özel Belge Modülü değerlendirilebilir. PDF veya Word örneği üzerinden alan, tablo, sütun ve imza yapısı sisteme uyarlanabilir.

Belge tek seferlik hazır PDF ise PDF İmzala daha doğrudan bir seçenek olabilir.

Birden Fazla Danışmanlı Ofislerde Kullanım

Ofis yapısında sözleşmelerin her danışmanın kişisel bilgisayarında farklı sürümlerde tutulması yerine ortak dijital modüller kullanılması belge standardını destekleyebilir.

Hızlı İmza'nın ofis özellikleri danışman bazlı belge oluşturma ve ofis sahibi tarafından yönetim ihtiyaçlarına yönelik bir çalışma düzeni sunabilir.

Emlak Sözleşme Programı Seçerken Kontrol Listesi

• Yetkilendirme süreci için ayrı belge var mı?
• Taşınmaz gösterimi ayrı yönetiliyor mu?
• Teklif formu hazırlanabiliyor mu?
• Satışa aracılık için uygun modül var mı?
• Kira ve teslim belgeleri ayrılmış mı?
• Belge imzaya uzaktan gönderilebiliyor mu?
• Hazır PDF dosyaları sisteme alınabiliyor mu?
• Özel ofis belgeleri uyarlanabiliyor mu?
• Danışman bazlı kullanım destekleniyor mu?

Sözleşme Programının Değeri Şablon Sayısından Fazlasıdır

Emlak sözleşme sisteminin gerçek faydası çok sayıda boş form sunmak değil, danışmanın doğru işlemde doğru belgeyi hazırlayıp kontrol etmesine, ilgili kişiye göndermesine ve süreci daha düzenli takip etmesine yardımcı olmaktır. Hızlı İmza'nın belge modülleri bu işlem zincirini emlak ofisinin günlük çalışma düzenine göre bir araya getirir.